Członek zarządu w spółce z o.o.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że obowiązujące przepisy nie różnicują zakresu obowiązków w odniesieniu do członków zarządu pełniących konkretne funkcje (np. funkcję prezesa zarządu czy funkcję wiceprezesa zarządu). Obowiązki oraz zobowiązanie do określonego działania ciążą bowiem na zarządzie, jako organie spółki z o.o., nie zaś na osobach pełniących określone funkcje. Analogicznie kwestia ta przedstawia się również w odniesieniu do zasad odpowiedzialności członków zarządu.

I. Prawa i obowiązki członków zarządu

Członkowie zarządu są  przede wszystkim uprawnieni, a zarazem zobowiązani do prowadzenia spraw spółki. W ramach prowadzenia spraw spółki wyróżnia się przy tym dokonywanie przez członków zarządu czynności faktycznych związanych stricte z organizacją działalności spółki (np. podejmowanie określonych decyzji) oraz czynności prawnych w postaci np. podejmowania uchwał.

Sposób prowadzenia spraw zarządu regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych (KSH) oraz umowa spółki. Kwestię tę może również regulować regulamin zarządu, jeżeli został uchwalony.

Warto w tym miejscu zaznaczyć że zarząd korzysta z tzw. domniemania kompetencji, co oznacza, że w jego kompetencji pozostają wszelkie sprawy, niezastrzeżone przepisami prawa dla innych organów spółki. W praktyce sprowadza się to do stwierdzenia, że jeżeli istnieją wątpliwości któremu z organów spółki przysługuje realizacja danego zadania bądź uprawnienia, i nie istnieją żadne regulacje w przedmiotowym zakresie, przyjmuje się że należy ono do kompetencji zarządu. Niezależnie od zasady domniemania kompetencji, przepisy KSH niekiedy wyraźnie wskazują obowiązki i uprawnienia, które należą wyłącznie do kompetencji zarządu.

Do najważniejszych obowiązków członków zarządu należą przy tym:

• art. 188 § 1 KSH – obowiązek prowadzenia księgi udziałów;
• art. 188 § 3 KSH – obowiązek składania sądowi rejestrowemu aktualnej listy wspólników;
• art. 201 § 1 KSH – obowiązek prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentowania – dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki;
• art. 224 KSH – obowiązek udzielania biegłemu rewidentowi żądanych wyjaśnień oraz zezwolenia mu na przeglądanie ksiąg i dokumentów spółki, badanie stanu kasy oraz dokonanie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów spółki, a także udzielania mu w tym celu potrzebnej pomocy;
• art. 212 § 1 KSH – obowiązek składania przez zarząd wyjaśnień na żądanie wspólnika (prawo kontroli);
• art. 258 § 1 KSH – obowiązek przesłania przez zarząd dotychczasowym wspólnikom jednoczesnego wezwania do realizacji prawa pierwszeństwa (chyba że umowa spółki lub uchwała o podwyższeniu stanowią inaczej).
• art. 219 § 4 KSH – obowiązek składania przez zarząd, na żądanie rady nadzorczej, sprawozdań i wyjaśnień;
• art. 209¹ § 1 KSH – obowiązek dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochowania lojalności wobec spółki;
• art. 209¹ § 2 KSH – obowiązek nieujawniania tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu;
• art. 211 § 1 KSH – obowiązek niezajmowania się interesami konkurencyjnymi oraz nieuczestniczenia w w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczenia w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Obowiazek ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.

Oprócz tego, w zakresie kwestii nieuregulowanych bezpośrednio w KSH, do obowiązków zarządu należy:

• aktualizacja danych spółki (w odniesieniu do zmian podatkowych/ finansowych) – obowiązek zgłoszenia zmian na formularzu VAT-R lub formularzu NIP-8 do urzędu skarbowego;
• złożenie oraz podpisanie sprawozdania rocznego sprawozdania finansowego spółki.

Do uprawnień/ kompetencji zarządu należą z kolei m.in.:

• art. 201 § 1 KSH – prawo do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentowania – dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki;
• art. 235 § 1 KSH – prawo do zwołania zgromadzenia wspólników;
• art. 250 pkt. 1 KSH– prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały wspólników;
• art. 252 KSH –prawo do wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników sprzecznej z ustawą;
• art. 208 § 6-7 KSH – prawo do powołania i odwołania prokurenta.

II. Odpowiedzialność członków zarządu

Za zobowiązania spółki z o.o. co do zasady odpowiada sama spółka swoim majątkiem. Jak wynika to jednak z art. 299 § 1 KSH, członkowie zarządu stają się odpowiedzialni za zobowiązania spółki, gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Wówczas członkowie zarządu odpowiadają za niespłacone zobowiązania solidarnie i całym swoim majątkiem.

Co istotne, jak stanowi to § 2 ww. przepisu, członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności, o której mowa w § 1, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody.

Członkowie zarządu nie ponoszą również odpowiedzialności za niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości w czasie, gdy prowadzona jest egzekucja przez zarząd przymusowy albo przez sprzedaż przedsiębiorstwa, na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości powstał w czasie prowadzenia egzekucji (art. 299 § 4 KSH).

Osobno w przepisach prawa została uregulowana odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe.

Zgodnie z art. 116 Ordynacji podatkowej, za zaległości podatkowe w spółce z o.o. odpowiadają członkowie jej zarządu solidarnie i całym swoim majątkiem. Przy czym, tak jak przy regulacji odpowiedzialności za zobowiązania, członkowie zarządu odpowiadają za zaległości w spłacaniu podatków, dopiero wówczas, gdy egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna (częściowo lub całkowicie).

Członek zarządu ma możliwość zwolnienia się z tej odpowiedzialności, kiedy wskaże mienie spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części lub wykaże, że:

• We właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, albo
• Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy.

Powyższe zasady odpowiedzialności stosuje się także w przypadku zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za zobowiązania spółki. Za niezapłacone składki z tytułu ubezpieczenia społecznego, członkowie zarządu odpowiadają na zasadach identycznych jak za zobowiązania podatkowe.

III. Odpowiedzialność karna członków zarządu

Odpowiedzialność karna członków zarządu została uregulowana w tytule V Kodeksu spółek handlowych oraz została uregulowana w następujący sposoób:

• Art. 586 KSH – członek zarządu spółki podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, jeżeli nie zgłosi wniosku o upadłość spółki pomimo powstania warunków uzasadniających według przepisów upadłość spółki;
• Art. 587 KSH – członek zarządu podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 jeżeli przy wykonywaniu swoich obowiązków ogłasza dane nieprawdziwe albo przedstawia je organom spółki, władzom państwowym lub osobie powołanej do rewizji. Jeżeli działa nieumyślnie podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
• Art. 588 KSH – członek zarządu podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 6 miesięcy, jeżeli dopuszcza do nabycia przez spółkę handlową własnych udziałów lub akcji albo do brania ich w zastaw
• art. 589 KSH – członek zarządu sp. z o.o. podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 6 miesięcy, jeżeli dopuszcza do wydania przez spółkę dokumentów imiennych, na okaziciela lub dokumentów na zlecenie na udziały lub prawa do zysków w spółce.
• Art. 594 § 1 KSH – członek zarządu podlega grzywnie do 20 000 złotych, jeżeli wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd:
  1)  nie składa sądowi rejestrowemu listy wspólników albo listy akcjonariuszy,
  2)  nie prowadzi księgi udziałów;
  3)  nie zwołuje zgromadzenia wspólników;
  4) odmawia wyjaśnień osobie powołanej do rewizji lub nie dopuszcza jej do pełnienia obowiązków,
  5) nie przedstawia sądowi rejestrowemu wniosku o wyznaczenie biegłych rewidentów (w przypadku sporządzania planu podziału spółki)

• art. 594 § 2 KSH – członek zarządu podlega grzywnie do 20 000 złotych, jeżeli dopuszcza do tego, że spółka przez czas dłuższy niż trzy miesiące wbrew prawu lub umowie pozostaje bez rady nadzorczej w należytym składzie.
• Art. 595 KSH – członek zarządu podlega grzywnie do 5000 złotych, jeżeli dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa w art. 206 § 1 KSH nie zawierają danych określonych w tych przepisach, tj. informacji na temat firmy spółki, jej siedziby
  i adresu, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numeru pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numeru identyfikacji podatkowej (NIP), wysokości kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.